Do zgodnego z prawem zbierania i wykorzystywania zwykłych danych osobowych osób fizycznych niezbędne jest oparcie się przez administratora danych na jednej z przesłanek legalności przetwarzanej zawartej w rozporządzeniu RODO. Zawarty w RODO katalog przesłanek jest zamknięty co oznacza, że zawiera wszystkie i zarazem jedyne dopuszczalne przesłanki legalnego przetwarzania danych.
Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność wykonywana na danych osobowych. Zbieranie, utrwalanie, przechowywanie oraz wiele innych operacji na danych jest przetwarzaniem danych osobowych i podlega reżimowi prawnemu przewidzianemu przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO.
RODO rozróżnia dane osobowe na dane zwykłe oraz dane wrażliwe. W zależności od tego z jakim rodzajem danych mamy do czynienia inny będzie reżim prawny regulujący ich legalne przetwarzanie.
W art. 6 ust. 1 RODO zawarty jest zamknięty katalog przesłanek legalnego przetwarzania danych zwykłych. O legalnym przetwarzaniu zwykłych danych osobowych mówimy kiedy zostanie spełniona jedna z poniższych przesłanek:
Do legalnego przetwarzania zwykłych danych osobowych wystarczy zastosowanie jednej z wyżej wymienionych przesłanek. Każda z nich pojedynczo jest tak samo ważna i wystarczająca dla legalności przetwarzania.
Może oczywiście zdarzyć się sytuacja, że w danym stanie faktycznym będzie istniała więcej niż jedna przesłanka legalności przetwarzania. Należy jednak w takim wypadku zachować ostrożność, gdyż wybór przesłanki legalności przetwarzania musi być uprzedni czyli dokonany przed przystąpieniem do przetwarzania. W związku z tym w zasadzie nie można zmienić podstawy przetwarzania po jakimś czasie. Ma to ścisłe powiązanie z obowiązkiem informacyjnym.
Wszystkie przesłanki z art. 6 RODO są tak samo ważne i wystarczające, aby legalnie przetwarzać zwykłe dane osobowe, jednakże w zależności od zastosowania danej przesłanki różnić się będzie zestaw uprawnień osoby, której dane dotyczą. Również z tego powodu wybór przesłanki legalności przetwarzania powinien mieć miejsce przed przystąpieniem do przetwarzania.